Negócios com operações em mais de um país precisam garantir que os documentos importantes usados pela empresa para comunicação sejam compreensíveis entre todos os funcionários e clientes. Se as sedes da empresa situam-se em países onde os idiomas locais sejam diferentes (por exemplo, no Brasil e na Argentina, onde os idiomas são, respectivamente, o português e o espanhol), os documentos de negócios precisam ser traduzidos para os idiomas locais, a fim de garantir uma comunicação efetiva. O que ocorre na maior parte das vezes é que as empresas elaboram uma minuta dos documentos de negócios em português e só se preocupam com a tradução mais tarde.
No entanto, existem duas maneiras pelas quais é possível cuidar do processo de tradução de documentos de negócios para idiomas locais. Os documentos podem ser elaborados em português e enviados à empresa de tradução ou o processo de tradução pode ocorrer de forma integrada ao processo de desenvolvimento dos documentos de negócios.
Os documentos devem ser desenvolvidos de modo a poderem ser oficialmente distribuídos a todas as filiais. Eles não devem conter nenhum erro e precisam comunicar a mesma mensagem, independente do idioma em que estão escritos. Quando se traduz documentos de negócios mais tarde, poderá haver o risco de se alterar o significado da mensagem que o documento transmite. Além disso, o fator mais relevante a ser considerado é o tempo. A tradução levará certa quantidade de tempo, valioso tempo do qual você talvez não disponha. Com todos esses aspectos em mente, podemos concluir que é uma boa opção incluir a tradução de documentos como parte integrante do seu processo de desenvolvimento.
A fim de encontrar a solução para esse problema, você deve de fato analisar o processo empregado por sua organização para desenvolver documentos de negócios. Via de regra, a maioria das empresas desenvolve os documentos durante o curso da reunião de negócios e os finaliza depois que a reunião termina, ou entrega as informações à equipe de documentação depois de terminar a reunião de negócios para que os documentos sejam elaborados.
Se você escolher o primeiro método, é sempre melhor ter participado da reunião alguém fluente em português e na língua do país no qual a filial da sua empresa está localizada. Se você usar o segundo método de documentação, possibilite que a equipe de tradução e a equipe da documentação original trabalhem paralelamente para garantir que os documentos em português e em outros idiomas de tradução estejam prontos ao mesmo tempo. Seja qual for a maneira que você escolher, você poupa um valioso tempo ao integrar os serviços de tradução ao processo de desenvolvimento de seus documentos.
É importante trabalhar de modo que a equipe de tradução também considere o trabalho mais fácil. Afinal de contas, o que mais importa em uma empresa é o trabalho em equipe e o apoio mútuo. Seguindo algumas dicas que oferecemos abaixo para desenvolver seus documentos de negócios, você facilitará o trabalho da equipe de tradução.
Negócios e cultura talvez não tenham muito em comum, mas poderá haver certas situações onde referências culturais são usadas. Elas poderão não ser relevantes em outras culturas e não fazer sentido quando transportadas para outro idioma. Para evitar essa confusão, é melhor evitar completamente as referências culturais.
Expressões idiomáticas em português são bastante difíceis em outros idiomas. Assim, sempre é melhor que você evite o uso de expressões idiomáticas em documentos de negócios. Use um tom simples com palavras diretas ao invés de expressões idiomáticas carregadas de referências.
Nunca mude o estilo de documento entre um e outro parágrafo, do contrário os tradutores encontrarão dificuldades para alcançar consistência no documento traduzido. Uma dica simples para evitar inconsistência de estilo é uma só pessoa elaboram todo o documento, enquanto outra a alimenta de ideias.