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Se a sua organização gasta muito produzindo conteúdo, deve estar na hora de marcar uma faxina geral de conteúdo. Começar 2018 com uma estratégia e visão claras permitirá que você analise e crie plenamente uma abordagem estruturada para garantir consistência e maximizar o uso de ativos.

Por onde começar?

Primeiro, faça um balanço do seu protocolo de conteúdo e produção. Você compilou e catalogou todos os documentos disponíveis? Algum deles precisa de atualizações ou melhorias? Antes de criar novos conteúdos, você revisou o que está sendo distribuído e usado atualmente? Você consegue identificar eficiências de produção e distribuição a serem implementadas?

Você produz conteúdo que é requisitado por departamentos diferentes ou em formatos diferentes? Por meio da implementação de uma análise organizacional, é possível fazer economias substanciais reaproveitando conteúdo usado em brochuras, guias de usuários, materiais de treinamento ou manuais de reparo. Embora o custo de um sistema de gerenciamento de conteúdo (CMS) possa estar fora do escopo das suas necessidades atuais, existem muitas outras formas de reaproveitar materiais. Reveja suas práticas de documentação, explore eficiências de reaproveitamento de conteúdo que possam ser aplicadas e defina quando um investimento em CMS é necessário. A centralização do processo de documentação também afetará profundamente os gastos com tradução.

Evite os “silos” de tradução

Talvez cada departamento tenha um orçamento de tradução separado, mas isso não significa que os procedimentos de tradução da sua empresa devam ter uma abordagem de “silo”. Crie um método centralizado para compartilhar e distribuir a memória de tradução da sua empresa para que todos os departamentos tenham a vantagem de poder acessar o conteúdo já traduzido. Mesmo que você não use o mesmo fornecedor de traduções para cada projeto, garantir a consistência e maximizar a reutilização pode ser fácil por meio de um método centralizado de etapas simples. Se você tiver várias memórias de tradução de diferentes fornecedores, tirar um tempo para consolidar as memórias e revisar os termos resultará em uma economia de tempo e custos para todos os departamentos. Guias de estilo e língua controlada são duas ferramentas úteis a serem revisadas.

Como manter todos alinhados

A criação de guias de estilo, glossários aprovados e modelos para todos os criadores de conteúdo ajudará a empresa a ter uma mensagem consistente e facilitará a implementação de segmentos reutilizáveis. Seja com a sua equipe de documentação interna ou com um parceiro de tradução, ter um protocolo de documentação é essencial. Converse também sobre o tom de voz, as imagens e a tipografia da empresa para que suas marcas sejam usadas de forma consistente em todos os departamentos e em trabalhos contratados e terceirizados.

Controle a mensagem

Ao reutilizar textos, principalmente textos relacionados à segurança, muitos implementam uma ferramenta de língua controlada. Ela oferece aos seus criadores de conteúdo diretrizes e um vocabulário limitado para reduzir o risco de ambiguidade e esclarecer o texto. Por exemplo, após uma análise de documentação em toda a empresa, você pode encontrar a mesma mensagem de segurança escrita de maneiras diferentes. Opções aprovadas limitadas garantem uma mensagem mais segura e economia de custos.

Explore opções de gerenciamento de conteúdo

O propósito de um CMS é armazenar, organizar e reaproveitar seu conteúdo. Há muitas opções a serem exploradas que tornarão o seu conteúdo mais fácil de ser pesquisado, organizado e localizado. A curva de despesa e aprendizado de um CMS geralmente impede que as empresas invistam, mas, com uma biblioteca de conteúdo sempre em expansão, é importante avaliar os prós e contras de sistemas diferentes. As necessidades de cada empresa variam, assim como o custo de cada sistema.

Se você escreve conteúdo técnico, um sistema útil é o Darwin Information Typing Architecture ou Document Information Typing Architecture (DITA). O DITA é um modelo de dados XML para criação e publicação. Com o software DITA, os autores de conteúdo podem escrever em segmentos. Isso quer dizer que eles montam o conteúdo aos poucos, de segmento em segmento. Cada parte do texto fica separada, o que faz com que a edição e a reutilização de textos sejam perfeitas.

Já ouviu falar no Typefi?

O Typefi é uma plataforma de publicação que permite qualquer conteúdo baseado em XML e produz formatos on-line, móveis e impressos em poucos minutos. Pode ser usado por autores e editores, assim como pela sua equipe de design, de modo que, com um clique do mouse, ambas as equipes possam ver o design e o conteúdo rapidamente. É ideal para publicações em vários idiomas e pode economizar uma quantidade considerável de tempo de produção.

Apesar de haver muitas considerações, ter objetivos claros de documentação e analisar com rigor seus métodos de produção de conteúdo atuais pode ajudar você a agilizar procedimentos para alcançar mais em menos tempo. Uma faxina geral é algo extremamente valioso, em qualquer época do ano.

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A Terralíngua é uma empresa de tradução profissional com certificação ISO, especializada em localização e editoração eletrônica. Nós implementamos soluções baseadas em XML e trabalhamos com sistemas de gerenciamento de conteúdo para muitos líderes de setor globais. Para saber mais sobre nossos serviços, acesse nosso site e confira as informações.